Support vedr. VL-Intranettet

 

Kære VL-medlem,
Nedenfor finder du en række spørgsmål og svar, som vi håber vil hjælpe dig med brugen af VL-intranettet. Kontakt os via kontaktformularen nederst på siden, hvis du har yderligere spørgsmål. Vi sørger for svar snarest – normalt inden for 24 timer.

Hvem kan hvad i VL-intranettet?

Alle medlemmer af en VL-gruppe kan:

  • Nulstille password og oprette et nyt.
  • Redigere egen profil og ændre password.
  • Oprette og invitere til møder. (Der sendes automatisk påmindelser ud).
  • Sende en besked ved at skrive/poste i diskussioner. (Der sendes en mail til din gruppes medlemmer en gang om dagen, såfremt der er en ny meddelelse i diskussioner).
  • Uploade dokumenter. (Der sendes ligeledes en mail en gang om dagen vedr. evt. nyt dokument).
  • Tilføje en sekretær. (Dette gøres i profilen).
  • Oprette en interessegruppe. (Den, der opretter gruppen, er administrator for gruppen.)

 

Formanden for en VL-gruppe, som automatisk er administrator, kan derudover:

  • Ind- og udmelde medlemmer.
  • Rette i andre medlemmers kontaktinformationer.
  • Finde potentielle medlemmer under menupunktet ‘Kandidater’.

 

Hvad skal jeg gøre, hvis jeg ikke kan logge ind?

Hvis du ikke kan logge ind på VL-intranettet, skal du venligst først checke, om du har modtaget den officielle velkomstmail, som blev sendt til samtlige medlemmer den 17. april 2017.

Hvis du har modtaget velkomstmailen, så følg instrukserne deri.

Kontakt venligst supporten på support@vl.dk, hvis du ikke har modtaget velkomstmailen – eller hvis du oplever fejl i login processen.

Hvad er kravene til kodeord?

Dit kodeord skal være på minimum 8 karakterer, og indeholde mindst ét stort bogstav og ét tal.

Hvad gør jeg, hvis jeg ikke længere kan tilgå min e-mail adresse?

Hvis du ikke længere har adgang til den e-mail adresse, du er registreret med, skal du gå til intranet.vl.dk og klikke på linket ‘Glemt kodeord?’ nederst på siden. Klik derefter på ‘Ikke længere adgang til din email?’

Udfyld herefter formularen – og du vil kunne tilgå intranettet med en ny e-mail adresse.

Hvordan retter jeg mine medlemsdata/kontaktinformationer?

Du kan redigere dine medlemsdata/kontaktinformationer ved at trykke på ‘Redigér profil’ i menuen i øverste højre hjørne.

Her finder du også andre indstillinger, der kan hjælpe dig, i din brug af intranettet:

  • Indstilling for sprog og tidzone.
  • Privatindstillinger, hvor du kan dele dine kontaktdata med alle medlemmer eller interessegrupper.
  • Upload af profilbillede og beskrivelse af din profil.
Hvordan opretter jeg og inviterer til et møde?

Du kan oprette et møde i kalenderen ved at klikke på “Kalender” -> “Opret og invitér til et VL-møde”.
Her har du mulighed for at invitere hele din VL-gruppe eller enkelte medlemmer. Er du medlem af en interessegruppe, har du ligeledes mulighed for at invitere hele gruppen eller enkelte medlemmer.

Hvis du ønsker at mødet skal indgå i din VL-gruppes samlede fremmødestatistik, kan du afkrydse det tilhørende felt. Systemet vil automatisk udarbejde statistikken, på baggrund af de inviteredes svar på invitationen.

Automatiske mails

Invitationsmail
Når du har oprettet og gemt dit møde, sender intranettet automatisk invitationer ud pr. mail til de medlemmer, du har valgt at invitere.

Påmindelsesmail
Hvis et medlem ikke har svaret på invitationen, sender intranettet automatisk en påmindelsesmail som følger:

– 5 dage før
– 3 dage før
– 1 dag før

Spørgeskema pr. mail
Efter mødet sendes der automatisk en mail med et kort spørgeskema til mødedeltagerne. Resultatet findes under menupunktet ‘Spørgeskema’ og vil kun kunne læses af værten og gruppeformanden.

Hvordan sender jeg en besked?

Du kan sende en besked ved at skrive/poste i ‘Diskussioner’. Medlemmerne får besked enten en gang i døgnet eller hver gang, der er nyt. Alt afhængigt af det pågældende medlems valg af notifikationsmails, som også kan fravælges.

Hvordan ændrer eller opdaterer jeg et møde?

Du kan ændre eller opdatere et møde i kalenderen ved at klikke på “Kalender”. Klik på mødet og klik ‘ret’ i højre hjørne. Bemærk at det kun er den person, som har oprettet mødet, der kan ændre eller opdatere det.

Når du er færdig med at ændre/opdatere dit møde, skal du trykke på “Gem”. Intranettet spørger nu, om du vil sende opdateringen til alle de inviterede medlemmer. Hvis du trykker ‘Ja’ sender intranettet en e-mail til alle de inviterede medlemmer med besked om, at mødet er opdateret.

Der bliver ikke ændret i de til-/frameldinger, der allerede er modtaget. De vil stadig stå som til-/afmeldt.

Hvor finder jeg resultatet af en evaluering?

Resultatet af et givent spørgeskema kan du finde under menupunktet ‘”Spørgeskema”. Det er kun den, der har oprettet spørgeskemaet, som kan se resultatet.

Det spørgeskema, som intranettet sender automatisk efter et gruppemøde, findes under samme menupunkt: Spørgeskema og kan læses af gruppeformanden og værten.

Hvordan deler jeg en fil/dokument?

Under menupunktet ‘Dokumenter’ kan du dele dokumenter med din VL-gruppe og på tværs af alle VL-grupper. Hvis du er medlem af en interessegruppe, kan du også dele filer med gruppen.

Du vælger, hvem du vil dele dit dokument med ved at vælge den mappe, du ønsker at dele dokumentet i.

Hvordan opretter jeg en interessegruppe?

Kontakt VL-sekretariatet på info@vl.dk, hvis du ønsker at oprette en interessegruppe, som er en gruppe, der kan oprettes på tværs af alle VL-grupperne.

Hvordan søger jeg om optagelse i en interessegruppe?

Du kan søge om optagelse i en interessegruppe ved at klikke på “Interessegrupper” i top-menuen og derefter klikke på den blå knap  “Anmod om medlemskab”.

Hvordan virker tidszoner? Hvor kan jeg indstille disse?

Alle brugere i systemet har sin egen tidszone-instilling, så invitationer til begivenheder kan vises på det rette tidspunkt ift. den tidszone, man befinder sig i.

For at se og indstille din tidszone, skal du gøre følgende:

  1. Klik på ‘Rediger profil’ i øverste højre hjørne.
  2. Klik på ‘Ret’.
  3. Du kan nu se den valgte tidszone. Hvis du f.eks. befinder dig i Danmark, kan du klikke i tidszone-feltet og skrive “Copenhagen” eller vælge “UTC +01:00 – Brussels, Copenhagen, Madrid, Paris”.

Husk at gemme dine indstillinger, hvis du har foretaget ændringer, som du ønsker at beholde.

Hvordan giver jeg min sekretær adgang til min profil?

Du har mulighed for at give din sekretær adgang til din VL-profil. Bemærk at sekretæren vil få fuld adgang til din profil, med samme rettigheder.

For at tilføje sekretæradgang til din profil, skal du gøre følgende:

  1. Klik på ‘Rediger profil’ i øverste højre hjørne.
  2. Klik på ‘Ret’.
  3. Angiv relevante oplysninger under området ‘Sekretæroplysninger’.

Husk at gemme dine indstillinger, hvis du har foretaget ændringer, du ønsker at beholde.

Hvordan rykker jeg for svar på et møde/arrangement?

Såfremt et medlem ikke har givet en tilbagemelding på et møde/arrangement sender intranettet automatisk en reminder som følger:

– 5 dage før
– 3 dage før
– 1 dag før

Medlemmerne har også mulighed for at til/framelde sig i remindermailen, ligesom man altid kan logge sig ind i VL-intranettet for at se kommende begivenheder, og her tilmelde/afmelde sig direkte.

Spørgsmål og svar til dig, der er VL-gruppeformand

 

Hvem kan hvad i VL-intranettet?

Alle medlemmer af en VL-gruppe kan:

  • Nulstille password og oprette et nyt.
  • Redigere egen profil.
  • Oprette og invitere til møder (Der sendes automatisk påmindelser ud).
  • Redigere egen profil.
  • Sende en besked ved at skrive/poste i ‘Diskussioner’. (Der sendes en mail til din gruppes medlemmer en gang om dagen, såfremt der er en ny meddelelse i diskussioner).
  • Uploade dokumenter (Der sendes ligeledes en mail en gang om dagen vedr. evt. nyt dokument).
  • Tilføje en sekretær (Dette gøres i profilen).
  • Oprette en interessegruppe. (Den der opretter gruppen, er administrator for gruppen.)

Som formand for en VL-gruppe, registreres du automatisk som administrator af din gruppes intranet og kan udover ovennævnte:

  • Ind- og udmelde medlemmer.
  • Rette i andre medlemmers kontaktinformationer.
  • Finde potentielle medlemmer under menupunktet ‘Kandidater’.

 

Kan jeg redigere et medlems kontaktinformationer?

Som formand for en VL-gruppe, har du adgang til at ændre kontaktinformationer på alle medlemmer i din VL-gruppe. Hvis du ændrer et medlems e-mail adresse, bliver du bedt om at tildele medlemmet et nyt kodeord. På den måde kan du også hjælpe dine medlemmer, hvis de ikke længere har adgang til deres e-mail.

Du retter et medlems data, ved at finde medlemmet i listen under din VL-gruppe, og trykke på den lille blyant til højre for medlemmet i listen.

Kan jeg ind- og udmelde medlemmer i min gruppe?

Som gruppeformand har du mulighed for selv at indmelde nye medlemmer i din gruppe. Du behøver således ikke længere sende informationen til Sekretariatet.

Gå ind på menupunktet ‘VL-gruppe’ – Medlemmer og tryk på den blå knap “Tilføj medlem”. Udfyld herefter medlemmets data og klik på den grønne knap “Gem”. Herefter sendes der automatisk en velkomstmail til det nye medlem med opfordring til at logge på intranettet og vælge kodeord samt bekræfte de data, som er blevet registreret.

Du kan ligeledes udmelde medlemmer fra din gruppe. Gå ind på menupunktet ‘VL-gruppe’ – Medlemmer. Find medlemmets navn og klik på det lille skraldespandsikon ud for navnet på listen. Du skal dog være opmærksom på, om medlemmet ønsker at finde en anden gruppe og skal flyttes til potentialelisten. I bekræftende fald skal du venligst skrive en mail til support@vl.dk, da dette ikke kan håndteres automatisk.

Hvad gør jeg, hvis der mangler et medlem?

Hvis der mangler et medlem i din VL-gruppe, kan du som gruppeformand oprette dette medlem. Det gøres under menupunktet ‘VL-gruppe’ ved at trykke på knappen ‘Opret nyt medlem’ og udfylde data for det nye medlem.

Hvad er menupunktet "Kandidater"?

Kandidater er den ‘gamle’ Potentialeliste, der nu er gjort tilgængelig on-line for alle VL-gruppeformændene. Ønsker du at kontakte en kandidat, vil du kunne finde email og telefonnummer til højre på siden.

Såfremt gruppen bliver enige med kandidaten om optagelse, skal du blot sende en anmodning til sekretariatet som følger:

Tryk på kandidatens navn på kandidatlisten. Herefter kommer du til kandidatens side, hvor du øverst til højre trykker på knappen ‘Anmod om optagelse i gruppen’. Sekretariatet vil efterfølgende overføre kandidaten til din gruppe.

Hvordan sender jeg et medlem af min gruppe på orlov?

Du kan sende et medlem på orlov ved at afkrydse feltet ‘På orlov’ under medlemmets indstillinger. Disse finder du ved at finde medlemmet på listen over din VL-gruppe, og trykke på den lille blyant til højre for medlemmets navn.

Når et medlem er på orlov, vil medlemmet ikke kunne logge ind i systemet, før du ændrer denne indstilling igen.

Er det korrekt, at man ikke kan huske medlemmer på at til-/framelde sig et møde?

Ja, det er fordi det nye VL-intranet automatisk husker medlemmerne på at til/framelde sig. Såfremt et medlem ikke har givet en tilbagemelding på et møde/arrangement sender intranettet automatisk en reminder som følger:

– 5 dage før
– 3 dage før
– 1 dag før

Medlemmerne har også mulighed for at til/framelde sig i remindermailen, ligesom man altid kan logge sig ind i VL-intranettet for at se kommende begivenheder, og her tilmelde/afmelde sig direkte.

Kontakt supporten

Kontakt os via nedenstående formular, hvis du har yderligere spørgsmål.

Husk en beskrivelse (gerne skærmbillede) af, hvad du gjorde for at fremkalde det, du vil spørge om, så er det nemmere for os at forstå problemet med det samme – og vi vil kunne hjælpe dig hurtigere.

11 + 12 =