Support vedr. VL-Intranettet

 

Kære VL-medlem,

Nedenfor finder du en række spørgsmål og svar, som vi håber vil hjælpe dig med brugen af VL-intranettet. Kontakt os via kontaktformularen nederst på siden, hvis du har yderligere spørgsmål. Vi sørger for svar snarest – normalt inden for 24 timer.

Hvem kan hvad i VL-intranettet?

Formanden for en VL-gruppe, som automatisk er administrator, kan derudover:

  • Ind- og udmelde medlemmer af gruppen.
  • Rette kontaktinformationer for gruppens øvrige medlemmer.
  • Finde potentielle medlemmer til gruppen under menupunktet ‘Kandidater’.

Alle medlemmer af en VL-gruppe kan:

  • Nulstille password og oprette et nyt.
  • Redigere egen profil og ændre password.
  • Oprette og invitere til møder.
  • Sende en besked ved at skrive/poste i diskussioner.
  • Uploade dokumenter.
  • Tilføje en sekretær.
  • Oprette en interessegruppe.

Log-in

Hvad skal jeg gøre, hvis jeg ikke kan logge ind?

Forsøg først at klikke på Glemt Kodeord. Hvis du ikke kan nulstille og logge ind på VL-intranettet, skal du venligst kontakte Supporten på support@vl.dk

Hvad er kravene til kodeord?

Dit kodeord skal være på minimum 8 karakterer, og indeholde mindst ét stort bogstav og ét tal.

Hvordan retter jeg min profil?

Du kan redigere dine medlemsdata/kontaktinformationer ved at trykke på ‘Redigér profil’ i menuen i øverste højre hjørne.

Her finder du også andre indstillinger, der kan hjælpe dig, i din brug af intranettet:

 

  • Indstilling for sprog og tidszone.
  • Privatindstillinger, hvor du kan dele dine kontaktdata med alle medlemmer eller interessegrupper.
  • Upload af profilbillede og beskrivelse af din profil.
Hvordan giver jeg min sekretær adgang til min profil?

Du kan give din sekretær adgang til din VL-profil. Bemærk at sekretæren vil få fuld adgang til din profil, med samme rettigheder.

For at tilføje sekretæradgang til din profil, skal du gøre følgende:

  1. Klik på ‘Rediger profil’ i øverste højre hjørne.
  2. Klik på ‘Ret’.
  3. Angiv relevante oplysninger under området ‘Sekretæroplysninger’.

Husk at gemme dine indstillinger, hvis du har foretaget ændringer, du ønsker at beholde.

Hvordan virker tidszoner? Hvor kan jeg indstille disse?

Alle brugere i systemet har sin egen tidszone-instilling, så invitationer til begivenheder kan vises på det rette tidspunkt ift. den tidszone, man befinder sig i.

For at se og indstille din tidszone, skal du gøre følgende:

  1. Klik på ‘Rediger profil’ i øverste højre hjørne.
  2. Klik på ‘Ret’.
  3. Du kan nu se den valgte tidszone. Hvis du f.eks. befinder dig i Danmark, kan du klikke i tidszone-feltet og skrive “Copenhagen” eller vælge “UTC +01:00 – Brussels, Copenhagen, Madrid, Paris”.

Husk at gemme dine indstillinger, hvis du har foretaget ændringer, som du ønsker at beholde.

Hvad gør jeg, hvis jeg ikke længere har adgang til min registrerede emailadresse?

Hvis du ikke længere har adgang til den e-mail adresse, du er registreret med hos VL, skal klikke på linket ‘Glemt kodeord?’ nederst på siden. Klik derefter på ‘Ikke længere adgang til din email?’

Udfyld herefter formularen – og du vil kunne tilgå intranettet med en ny e-mail adresse.

Beskeder

Hvordan sender jeg en besked?

Du kan sende en besked ved at skrive/poste i ‘Diskussioner’. Medlemmerne får besked enten en gang i døgnet eller hver gang, der er nyt. Alt afhængigt af det pågældende medlems valg af notifikationsmails, som også kan fravælges.

Mødeadministration

Hvordan opretter jeg og inviterer til et møde?

Opret og inviter til et møde:

  1. Gå ind på menupunktet “Kalender”
  2. Klik på den blå knap: “Opret og invitér til et VL-møde”.
  3. Skriv Titel på mødet.
  4. Angiv Start og sluttidspunkt.
  5. Angiv Tilmeldingsfrist.
  6. Skriv adressen på, hvor mødet holdes i Adressefeltet.
  7. Vælg din VL-gruppe under ‘Vælg Gruppe’ eller vælg enkelte medlemmer i feltet ‘Vælg Gæster’. Er du medlem af en interessegruppe, har du ligeledes mulighed for at invitere hele Interessegruppen under ‘Vælg Gruppe’.
  8. Beskriv mødet i feltet ‘Beskrivelse’.
  9. Vedhæft evt. dagsorden i feltet ‘Vedhæft fil’.
  10. Tilføj evt. medarrangør(er) ud for feltet ‘Tilføj medarrangør(er)’
  11. Klik til sidst på ‘Gem’

Hvis du ønsker at mødet skal indgå i din VL-gruppes samlede fremmødestatistik, kan du afkrydse det tilhørende felt. Systemet vil automatisk udarbejde statistikken, på baggrund af de inviteredes svar på invitationen.

Automatiske mails

Invitationsmail
Når du har oprettet og gemt dit møde, sender intranettet automatisk invitationer ud pr. mail til de medlemmer, du har valgt at invitere.

Påmindelsesmail
Hvis et medlem ikke har svaret på invitationen, sender intranettet automatisk en påmindelsesmail som følger:

– 4 dage før tilmeldingsfristen
– 2 dage før tilmeldingsfristen
– 1 dag før tilmeldingsfristen

Ændring af tilmelding
En deltager kan ændre en tilmelding helt frem til selv mødetidspunktet. Arrangøren modtager en automatisk mail om ændringen. Derudover vil der være et lille rødt kalendersymbol på mødet med en knap: Godkendt sent svar.

Spørgeskema pr. mail
Efter mødet sendes der automatisk en mail med et kort spørgeskema til mødedeltagerne. Såfremt du IKKE ønsker fremsendelse af spørgeskema, skal du fjerne fluebenet ud for teksten: ‘Udsend automatisk spørgeskame til evaluering af mødet’. Resultatet findes under menupunktet ‘Spørgeskema’.

Hvordan ændrer eller opdaterer jeg et møde?

Som arrangør af et møde kan du ændre eller opdatere et møde i kalenderen.

  • Gå ind på menupunktet “Kalender”. Klik på mødet og klik på “ret” i højre hjørne.
  • Når du er færdig med at ændre/opdatere dit møde, skal du trykke på “Gem”.

Intranettet spørger nu, om du vil sende opdateringen til alle de inviterede medlemmer. Hvis du trykker ‘Ja’ sender intranettet en e-mail til alle de inviterede medlemmer med besked om, at mødet er opdateret.

Der bliver ikke ændret i de til-/frameldinger, der allerede er modtaget. De vil stadig stå som til-/afmeldt.

Hvordan retter jeg i fremmødestatistikken?

Gå ind på selve arrangementet og vælg “Fremmødestatistik”. Her kan du ændre status for de medlemmer, der er inviteret til arrangementet.

Hvor finder jeg resultatet af en evaluering/spørgeskema - og hvem kan se det?

Resultatet af en evaluering eller spørgeskema kan du finde under menupunktet ‘”Spørgeskema”. Det er kun arrangøren eller medarrangører(er) af mødet, som kan se resultatet.

Hvordan rykker jeg for svar på invitation til et møde?

Såfremt et medlem ikke har givet en tilbagemelding på et møde/arrangement sender intranettet automatisk en reminder som følger:

– 4 dage før tilmeldingsfristen
– 2 dage før tilmeldingsfristen
– 1 dag før tilmeldingsfristen

Medlemmerne har også mulighed for at til/framelde sig i remindermailen, ligesom man altid kan logge sig ind i VL-intranettet for at se kommende begivenheder, og her tilmelde/afmelde sig direkte.

Dokumenthåndtering

Hvordan deler jeg en fil/dokument?

Under menupunktet ‘Dokumenter’ kan du dele dokumenter med din VL-gruppe og på tværs af alle VL-grupper. Hvis du er medlem af en interessegruppe, kan du også dele filer med gruppen.

Du vælger, hvem du vil dele dit dokument med ved at vælge den mappe, du ønsker at dele dokumentet i.

Interessegruppe(r)

Hvordan opretter jeg en interessegruppe?

Kontakt VL-sekretariatet på info@vl.dk, hvis du ønsker at oprette en interessegruppe, som er en gruppe, der kan oprettes på tværs af alle VL-grupperne.

Hvordan søger jeg om optagelse i en interessegruppe?

Du kan søge om optagelse i en interessegruppe ved at klikke på “Interessegrupper” i top-menuen og derefter klikke på den blå knap  “Anmod om medlemskab”.

Spørgsmål og svar til dig, der er VL-gruppeformand

 

Hvem kan hvad i VL-intranettet?

Formanden for en VL-gruppe, som automatisk er administrator, kan derudover:

  • Ind- og udmelde medlemmer af gruppen.
  • Rette kontaktinformationer for gruppens øvrige medlemmer.
  • Finde potentielle medlemmer til gruppen under menupunktet ‘Kandidater’.

Alle medlemmer af en VL-gruppe kan:

  • Nulstille password og oprette et nyt.
  • Redigere egen profil og ændre password.
  • Oprette og invitere til møder.
  • Sende en besked ved at skrive/poste i diskussioner.
  • Uploade dokumenter.
  • Tilføje en sekretær.
  • Oprette en interessegruppe.
Kan jeg redigere et medlems kontaktinformationer?

Som formand for en VL-gruppe, har du adgang til at ændre kontaktinformationer på alle medlemmer i din VL-gruppe. Hvis du ændrer et medlems e-mail adresse, bliver du bedt om at tildele medlemmet et nyt kodeord. På den måde kan du også hjælpe dine medlemmer, hvis de ikke længere har adgang til deres e-mail. Medlemmerne kan dog også selv nulstille ved at klikke på ‘Glemt password’ og derved oprette nye kodeord.

Du retter et medlems data, ved at finde medlemmet på menupunktet ‘Medlemmer’ under din VL-gruppe, og trykke på den lille blyant til højre for medlemmet i listen. Husk at klikke på ‘Gem’ efter endt redigering.

Kan jeg ind- og udmelde medlemmer i min gruppe?

Som gruppeformand har du mulighed for selv at indmelde nye medlemmer i din gruppe. Du behøver således ikke længere sende informationen til Sekretariatet.

Gå ind på menupunktet ‘VL-gruppe’ – Medlemmer og tryk på den blå knap “Tilføj medlem”. Udfyld herefter medlemmets data og klik på den grønne knap “Gem”. Herefter sendes der automatisk en velkomstmail til det nye medlem med opfordring til at logge på intranettet og vælge kodeord samt bekræfte de data, som er blevet registreret.

Du kan ligeledes udmelde medlemmer fra din gruppe. Gå ind på menupunktet ‘VL-gruppe’ – Medlemmer. Find medlemmets navn og klik på det lille skraldespandsikon ud for navnet på listen. Du skal dog være opmærksom på, om medlemmet ønsker at finde en anden gruppe og skal flyttes til potentialelisten. I bekræftende fald skal du venligst skrive en mail til support@vl.dk, da dette ikke kan håndteres automatisk.

Hvad er menupunktet "Kandidater"?

‘Kandidater’ er en oversigt over potentielle medlemmer til en VL-gruppe. Ønsker du at kontakte en kandidat, vil du kunne finde email og telefonnummer til højre på siden.

Såfremt gruppen bliver enige med kandidaten om optagelse, skal du blot sende en anmodning til sekretariatet som følger:

Tryk på kandidatens navn på kandidatlisten. Herefter kommer du til kandidatens side, hvor du øverst til højre trykker på knappen ‘Anmod om optagelse i gruppen’. Sekretariatet vil efterfølgende overføre kandidaten til din gruppe.

Hvordan sender jeg et medlem af min gruppe på orlov?

Du kan sende et medlem på orlov ved at afkrydse feltet ‘På orlov’ under medlemmets indstillinger. Disse finder du ved at finde medlemmet på listen over din VL-gruppe, og trykke på den lille blyant til højre for medlemmets navn.

Når et medlem er på orlov, vil medlemmet ikke kunne logge ind i systemet, før du ændrer denne indstilling igen.

Er det korrekt, at man ikke kan huske medlemmer på at til-/framelde sig et møde?

Ja, det er fordi det nye VL-intranet automatisk husker medlemmerne på at til/framelde sig. Såfremt et medlem ikke har givet en tilbagemelding på et møde/arrangement sender intranettet automatisk en reminder som følger:

– 4 dage før tilmeldingsfristen
– 2 dage før tilmeldingsfristen
– 1 dag før tilmeldingsfristen

Medlemmerne har også mulighed for at til/framelde sig i remindermailen, ligesom man altid kan logge sig ind i VL-intranettet for at se kommende begivenheder, og her tilmelde/afmelde sig direkte.

Kontakt supporten

Kontakt os via nedenstående formular, hvis du har yderligere spørgsmål.

Husk en beskrivelse (gerne skærmbillede) af, hvad du gjorde for at fremkalde det, du vil spørge om, så er det nemmere for os at forstå problemet med det samme – og vi vil kunne hjælpe dig hurtigere.

1 + 3 =