Mange VL-grupper har oplevet, at det har været svært at fastholde nye medlemmer. Det kan i forvejen være svært at prioritere at investere tid i det frivillige netværkssamarbejde. Men hvis man samtidig oplever, at det er lidt svært at komme ind i varmen – specielt på det sociale område – så ender det desværre indimellem med, at det nye medlem hurtigt forlader gruppen igen.

Et af værktøjerne til at håndtere dette er en god onboarding-procedure. Præcis som man kender det fra sin virksomhed eller organisation, så er velkomsten og introduktionen til den nye medarbejder meget vigtig for, at man falder til og kan performe. Men skal man virkelig tænke onboarding i netværkssammenhæng?

”Ja, det skal man da. Og man skal lige præcis betragte onboardingen her som lige så afgørende som onboarding i en virksomhed. Vi skal være akkurat lige så professionelle”, påpeger formand for VL59 Jens Lunn, der i det daglige er Managing Director hos AS3 Executive, der arbejder med karriererådgivning på toplederniveau.

Jens Lunn fortæller, at VL59 netop har fået 6 nye medlemmer, og at han derfor vurderede, at man skulle styrke indsatsen på onboarding-området. Det skete i tre spor. Dels en Blå Bog, dels en mentorordning og endeligt et fokus på studietur.

Blå Bog – lær hinanden at kende

Man husker måske Blå Bog fra sin studietid eller lignende. Så det kan måske undre, at en VL-gruppe bruger Blå Bog. Men der er flere gode grunde.

”Vi har lavet en lille Blå Bog om alle vores gruppemedlemmer, som alle har fået udleveret. Det giver et lille opslagsværk, så man er lidt bedre forberedt, før gruppen mødes. Og vi sørgede for at have den med til en række gruppemøder, så man stadig kunne få et eksemplar, når man sad og var lidt i tvivl om, hvem de nye medlemmer var. Samtidig kunne de nye kigge på, hvem alle de gamle medlemmer var”, fortæller Jens Lunn.

Mentorordning – styrk integrationen i den nye gruppesammensætning

En mentor er en erfaren person, der underviser, vejleder og rådgiver.  Eller man kunne kalde det en ”buddy”. Det kender man jo også fra virksomhedernes onboarding-procedurer. For VL59 betød det i praksis, at hvert nyt medlem fik en mentor blandt de eksisterende medlemmer. Og desuden fik man som nyt medlem kaffeaftaler med tre udvalgte gamle medlemmer.

”Ideen er ganske enkelt, at vi skal tage modtagelsen af nye medlemmer meget mere alvorligt. Opgaven for mentor er derfor at være til stede og nærværende over for det nye medlem. Giv personen et kald fra tid til anden og vær særligt opmærksom før, under og efter vores arrangementer i det første års tid.”

Det er altså vigtigt, at man allerede på de første møder føler sig mere ”hjemme”, fordi man så netop kender flere på forhånd.

”Det er jo egentlig banalt, men jeg kan bare konstatere, at det virker”, forklarer Jens Lunn, som supplerer med pointen om ”kaffedrikning” med tre erfarne medlemmer: ”Som ”kaffedrikker” skal du ganske enkelt sørge for at invitere det nye medlem på kaffe – hos dig i din virksomhed eller hos det nye medlems virksomhed – og fortælle om livet i netværket, altså en slags tips, tricks og gode råd, samtidig med, at man udbygger relationen til det nye medlem.”

Studietur og rejser – vigtig lim for gruppen

VL Nyt bragte i forrige udgave en artikel om, hvor central en trivselsfaktor rejserne kan være for VL-gruppen. Rejserne styrker det sociale og personlige bånd mellem medlemmerne i gruppen – og de kan samtidig sætte rammen for det faglige niveau. For VL59 havde den seneste studietur en særlig onboarding-dimension:

”Vi har netop haft 3 dages studietur i Hamburg og Amsterdam, hvor vi havde alle de nye medlemmer med. Vi havde ved optagelsen af de nye medlemmer (næsten) betinget os af, at de skulle kunne tage med på denne tur, og det gjorde de alle 6. Det har været en rigtig god måde at få dem ind under huden på og lære dem rigtig godt at kende”, afslutter Jens Lunn.

Af Anders Monrad Rendtorff

På VL’s generalforsamling torsdag den 13. oktober 2022 valgte VL’s medlemmer to nye bestyrelsesmedlemmer til VL´s bestyrelse. Det er Helle Borup Friberg (VL28), der er adm. direktør i Økologisk Landsforening og Christina Hvid (VL46), der er adm. direktør i Molio.

Begge er erfarne topledere og engagerede i samfundsdebatten. Derudover er både Helle og Christina oplægsholdere og er ofte repræsenteret i bestyrelser, styregrupper, Advisory Boards mv., når temaerne er bæredygtighed, digitalisering og innovation. De er begge selvsagt aktive i deres respektive VL-grupper. Nu ser vi frem til, at Helle og Christina også får mulighed for at bidrage med værdifulde perspektiver i forhold til VL Selskabets fremadrettede strategi.

Se og hør her, hvad Kristina og Helle står for og hvad de vil bidrage med i det kommende bestyrelsesarbejde.

VL53 er en relativt ny gruppe, der blev oprettet i 2004. De startede fra bunden og havde derfor ingen traditioner, men skulle netop etablere nye gode principper og rutiner. Allerede fra 2009 begyndte gruppen at prioritere ambitiøse udenlandsrejser.

”Jeg var formand i de første mange år og havde sammen med andre af os nye en ret stor lyst til at prøve kræfter med rejserne som en måde at få etableret vores gruppe bedst muligt på”, fortæller Jakob.

”For vi mødtes jo 10 gange årligt, i fire timer. Og jeg tænkte: Kan vi accelerere vores proces med hinanden, hvor vi både styrker det sociale, det uformelle og samtidig sikrer et højt fagligt niveau, det mere formelle?”

Enkle principper

Udgangspunktet var en række enkle principper, som kunne sætte en høj barre for rejserne

”Vi har indtil nu prioriteret ikke at have partnere med, fordi vores vurdering har været, at det ville blive for komplekst og giver nogle unødige dilemmaer mellem gruppen og partneren. Og derfor kunne det være vanskeligt at have attention på det faglige”, forklarer Jakob Stengel.

Et andet vigtigt princip var, at det skulle være unikke møder i internationale omgivelser.

”Det lyder måske lidt flot. Men det princip betød, at vi hver gang skulle stramme os an. For alvor. Og det har vi så gjort gennem årene. Vi har været steder som Singapore, New York, Jerusalem/Tel Aviv, Skt. Petersborg, Paris, Washington, Bruxelles og Istanbul, og i 2023 skal vi til San Francisco. Det lyder måske som ”sikre destinationer”, men pointen er jo, at vi så skal det unikke i stedet – både for at give det sociale et vist perspektiv og særligt for at finde de virksomheder og organisationer, der for alvor kan give os fagligt perspektiv. Om det er tung business, international politik eller andre former for ledelses- og samfundspåvirkende temaer, der er i højsædet på den enkelte tur, er ikke i sig selv vigtigt, men destinationen skal have en relevans. Det kunne utvivlsomt være hyggeligt at lave en vin- og trøffeltur i Piemonte, men det ville bare ikke for os have det faglige islæt, som vi altid har prioriteret.”

Og derfor blev det tredje princip, at den faglige barre skulle være høj, både i kvantitet og kvalitet.

”Det lyder måske lidt fjollet at sige kvantitet. Men princippet blev, at vi på hverdage skulle have 3-4 indlæg af høj kvalitet. Og det er bestemt ikke en walkover at lave det”, understreger Jakob, der fortæller at den typiske rejse er fra onsdag til lørdag.

Resultatet gør det indsatsen værd

En rejse tager jo typisk flere dage. Så det er arbejdstid, der tages ud af kalenderen. Rejsetid, der tages fra weekender. Og derfor et vist afsavn. Så hvad er det, der gør, at det er indsatsen værd?

”Vi bruger jo mere tid sammen på en rejse, end vi gør på et helt års møder. Men vi skal have noget ud af det”, siger Jakob Stengel. Og hvad er så det?

”Vi får hurtigt en dybere forståelse af hinandens baggrunde og personligheder. Vi får en hurtigere og meget stærkere on-boarding af nyere medlemmer. Og derfor får vi hurtigere – via tættere relationer til hinanden – et langt højere niveau af tillid. Og den tillid skal vi jo bruge til at kunne sparre om og drøfte de ledelsesmæssige udfordringer, vi alle arbejder med”, uddyber Jakob Stengel.

Det er centrale elementer i sig selv. Men ifølge Jakob er den yderligere gevinst, at medlemmerne i gruppen har lettere ved – og er meget motiverede for – at række ud bilateralt mellem møderne for at sparre.

Af Anders Monrad Rendtorff

VL85 i Luxembourg har 26 medlemmer og endda 3 i pipeline. De afholder 7 årlige arrangementer og dertil 2 sociale events om året, hvor partnere ligeledes er velkomne.

”Vi har en rigtigt velfungerende gruppe, som har været aktiv i mange år”, fortæller Ulrik Møller, der er formand for gruppen og driver egen virksomhed i Luxembourg.

”Men vi har bestemt også udfordringer. Vi vil gerne øge mødedeltagelsen, som i øjeblikket er ca. 50%, og vi er også nødt til at konsolidere os. Vi er jo som udenlandsk gruppe meget afhængige af, at der netop er danskere nok at tage af. Og vi oplever, at flere virksomheder skruer lidt ned for aktiviteter eller trækker danskere hjem. Og det er jo et helt særligt vilkår for en udenlandsk gruppe. Der er ganske enkelt flere potentielle medlemmer, der er på gennemrejse”, uddyber Ulrik.

Gruppen er også præget af, at der tidligere har været mange ledere fra finanssektoren, mens fordelingen i gruppen i dag er langt mere divers.

”Det er da kun godt, men det gør jo også, at vi lige skal koncentrere os lidt mere, når vi planlægger møder. Det er vigtigt for os, at de er velplanlagte, at vi kommer lidt ud af vores komfortzone, og at vi er gode til, at vores emner og diskussioner er relevante for alle vores medlemmer i gruppen”, understreger Ulrik Møller.

Forpligtende frivillighed

VL-gruppen er for danskerne i Luxembourg en fællesnævner på flere måder. Det er her, man fastholder de danske rødder og det er her, man taler dansk.

”Og så er vi særligt fælles om den danske ledelsesstil. For ellers kunne vi jo bare lave en vinklub eller andet, som kunne samle os”, fortæller Ulrik, der betoner, at nok er det sociale vigtigt, men at det er det faglige input og det faglige niveau, der legitimerer VL.

”Nu er det vores ledelsesdilemmaer, der forener os. Og fordi vi er danske, så kan vi drøfte dem med nogenlunde samme prisme og forståelse. Det er noget, vi ikke alle møder mulighed for i de internationale organisationer. Dertil kommer, at mange ikke anvender dansk professionelt. Så det giver også en følelse af at være på hjemmebane, når der sparres på ens modersmål.”

Det er her, at både den danske stil og den særlige gensidige forpligtelse i gruppen bliver vigtig.

”Vi skal bruge hinanden, ellers er der jo ikke brug for netop dette fællesskab. Vi vil sparre, vi vil fastholde den indforståede tillid til hinanden, som vi har opbygget. Og vi vil sikre os, at vi kan række ud til hinanden”, siger Ulrik Møller, der samtidig understreger, at det netop kræver, at man som medlem forpligter sig over for hinanden. Og det er ofte særligt krævende, når alt jo er frivilligt.

VL har den samme grundsubstans, uanset om man er i Danmark eller i udlandet

Ulrik Møller var i Danmark i august måned, da VL afholdt sine gruppeformandsmøder rundt om i landet. Han benyttede sig derfor af muligheden for at være med til et af vores fysiske møder med de andre gruppeformænd.

Hvordan oplevede du formandsmødet i Danmark?

”Det var berigende. Og det var indsigtsfuldt at forstå, at alle formænd har de samme typer af udfordringer. Jeg genkendte de samme problemstillinger, som jeg selv oplever. Nemlig hvor vigtigt det er at kombinere et socialt og et fagligt indhold. Og at spotte gode events.”

Tog du noget særligt med dig?

”Ja, jeg synes, at det var særligt inspirerende at høre om andre mødeformer og hvordan man kan blive bedre til at forventningsafstemme over for særligt nye medlemmer. Det er bestemt gode ideer, som jeg tager med mig tilbage”, afslutter Ulrik Møller.

Af Anders Monrad Rendtorff

VL’s Årsmøde blev i år afholdt med særligt fokus på den globale situation. Global Update 2022 kom hele verden rundt for at give et overblik. Overskriften er enkel: Den hedder ”Usikkerhed” og ”Uforudsigelighed” med flere samtidige krisesituationer, der påvirker alle samfund. Og der var selvsagt også fundet plads til en kvik-analyse af den aktuelle politiske situation i Danmark. Den er også uforudsigelig.  Se filmen her, hvor du kan opleve politisk analytiker Noa Redington udlægge den politiske situation i Danmark og få også en smagsprøve på nogle af de budskaber, som det kyndige panel forsynede de cirka 350 VL-medlemmer med under kyndig guidance fra bestyrelsesformand Lisbeth Knudsen og den garvede internationale analytiker fra Berlingske, Kristian Mouritzen. Panelet bestod af danske eksperter fra alle verdenshjørner; nemlig Ulrik Vestergaard Knudsen, Deputy Secretary General for OECD, Camilla T. N. Sørensen, lektor ved Institut for Strategi og Krigsstudier på Forsvarsakademiet, Philip Khokhar, Asien-korrespondent for DR samt Jesper Steinmetz, USA-korrespondent for TV 2.

VL Generalforsamling med årets gang og nye bestyrelsesmedlemmer

VL afholdt torsdag den 13. oktober den årlige generalforsamling. Det var en fin gennemgang af årets gang, og højdepunktet var valget af to nye, kvindelige, bestyrelsesmedlemmer; nemlig Helle Borup Friberg (VL28), der er adm. direktør i Økologisk Landsforening og Christina Hvid (VL46), der er adm. direktør i Molio. I næste VL Nyt vil du få præsenteret de to ny bestyrelsesmedlemmer i et par korte film.