Det begyndte egentlig med noget så lavpraktisk som fremmøde.

Da VL16 for omkring et år siden begyndte at se nærmere på deltagelsen ved gruppens møder, kunne de se, at den svingede. Gruppen tæller i dag 32 medlemmer, men til nogle møder dukkede kun 15 deltagere op.

Det fik leder af VL16, Sonu Banga, Founder af The Passion Explorers, og gruppens rekrutteringsansvarlige Anne-Christine Ahrenkiel, koncerndirektør for People & Culture i Hempel, til at stille et større spørgsmål: Fungerer gruppen, som den skal?

“En VL-gruppe er jo kun så god som det, medlemmerne lægger i den. Du får kun noget ud af fællesskabet, når du også selv bidrager,” siger Anne-Christine Ahrenkiel.

I stedet for blot at konstatere, at fremmødet kunne være bedre, begyndte VL16 at se mere systematisk på gruppen: Hvem kommer? Hvem bidrager? Hvem mangler omkring bordet? Og hvordan skaber man et fællesskab, som medlemmerne aktivt prioriterer?

FOMO er målet

For Sonu Banga kan ambitionen sammenfattes i fire bogstaver: FOMO (Fear of Missing Out – frygten for at gå glip af noget).

“VL16 skal være et fællesskab, hvor man ærgrer sig, når kalenderen betyder, at man ikke kan komme,” siger han.

Gruppen afholder fem møder om året og rejser sammen, men det er ikke antallet af aktiviteter, der skal få medlemmerne til at møde op. I VL16 er medlemmerne selv en stor del af indholdet. Gruppen bruger i høj grad hinandens erfaringer frem for eksterne oplægsholdere – og forventningen er, at man både kommer for at hente inspiration og for selv at dele erfaringer, dilemmaer og de udfordringer, der følger med lederrollen.

Et medlem kan invitere gruppen ind i sin virksomhed og dele erfaringer derfra. Et andet kan lægge et konkret – og måske svært – ledelsesdilemma på bordet og invitere de andre til at udfordre, sparre og byde ind med deres erfaringer. 

Anne-Christine Ahrenkiel oplevede det selv kort efter, at hun blev medlem. Hun stod med en konkret udfordring i sit arbejdsliv og valgte at række ud til gruppen og bede om hjælp.

“Det var lidt grænseoverskridende. Men siden er vi blevet gode til at række ud og sige: Jeg står med det her dilemma. Kan I hjælpe mig?” fortæller hun.

Det er ifølge Anne-Christine Ahrenkiel netop dér, gruppen for alvor viser sin værdi:

“Det er i fortroligheden og sårbarheden, at det bliver spændende. Man skal give noget af sig selv.”

De begyndte med data

Vejen mod mere FOMO begyndte med et blik på medlemsstatistikken. Hvem deltog i møderne? Var det de samme, der kom hver gang? Hvem meldte afbud – og hvem udeblev uden at melde fra?

Det viste et mønster. Nogle var meget aktive, mens andre gennem længere tid kun havde været sporadisk til stede. Men statistikken blev ikke en facitliste. Den blev anledning til samtaler.

Når et medlem havde været meget lidt aktivt, tog VL16 en personlig dialog. Ofte var det et medlem, som kendte personen godt, der tog den første snak. Ikke for at meddele en beslutning, men for at finde ud af, hvad der lå bag. For nogle blev samtalen et skub til at engagere sig igen.

“Jeg havde et medlem, som jeg rigtig gerne ville beholde, men som vi ikke så ret meget til. Så jeg tog fat i vedkommende og spurgte: Hvad sker der – har du stadig lyst til at være en del af det her? Det viste sig, at der ikke skulle ret meget til. Efter vores snak begyndte medlemmet at prioritere gruppen anderledes og blev langt mere aktiv,” fortæller Sonu Banga.

For andre førte samtalen til en fælles erkendelse af, at tiden var kommet til at sige farvel. Det har været tilfældet for et par medlemmer undervejs.

“Man er aktiv – så længe man er et aktiv,” siger Sonu Banga og henviser til VL’s lille bog om de uskrevne skikke, som VL bygger på – Tak og Tone.

Det betyder ikke, at et bestemt antal afbud automatisk sender et medlem ud af gruppen. Der kan være perioder, hvor arbejdslivet fylder. VL16 har eksempelvis aftalt en periode med pause eller orlov med enkelte medlemmer, som gennem mange år har bidraget aktivt, men i en periode har svært ved at prioritere møderne.

“Alles prioriteter kan ændre sig. Det vigtige er, at vi går i dialog og også ser på den tillid og indsats, der er bygget op gennem mange år,” siger Sonu Banga.

Det afgørende er med andre ord ikke fremmødeprocenten alene, men om medlemmet fortsat har lyst til at være en del af fællesskabet.

Anne-Christine Ahrenkiels råd til andre grupper er at løfte blikket fra det enkelte medlem og mindst én gang om året se på gruppen som helhed: Hvem bidrager? Hvem mangler omkring bordet? Og hvor vil vi gerne hen? I VL16 gør de det igen allerede i januar.

Hvem mangler rundt om bordet?

Da VL16 først var begyndt at kigge nærmere på aktivitetsniveauet, blev det også naturligt at se på selve sammensætningen af gruppen: Hvem har vi omkring bordet – og hvem mangler vi?

VL16 er en sammentømret gruppe, hvor nogle har været medlemmer i mere end 20 år. Det giver stærke relationer, men kan også gøre det nærliggende at rekruttere flere fra de samme kredse. Derfor kortlagde gruppen sin sammensætning.

De så på brancher, køn, alder og fordelingen mellem den offentlige og private sektor. Målet var at få øje på, hvor gruppen allerede stod stærkt, og hvor nye medlemmer kunne tilføre andre erfaringer og perspektiver. Samtidig er der et ønske om på sigt at få flere ledere fra større børsnoterede virksomheder med omkring bordet.

“Vi vil gerne have en mangfoldig gruppe, uden at vi går på kompromis med sammenhængskraften. Da vi så på medlemslisten, kunne vi eksempelvis se, at vi manglede profiler fra den kreative verden. Derfor gik vi målrettet ud og fandt kandidater, som vi ikke kendte i forvejen,” siger Anne-Christine Ahrenkiel.

Fem nye medlemmer er kommet til, og VL16 tæller nu 32. Flere medlemmer er ikke et mål i sig selv. Det handler om at få den rette blanding omkring bordet – og om at bringe nye ledelseserfaringer og perspektiver ind, som kan give samtalerne dybde og udfordre gruppen.

Ansvaret er fordelt på mange hænder

VL16 har fordelt ansvaret for gruppen på mange hænder. Der er både rekrutteringsudvalg, mødeudvalg og rejseudvalg samt en kasserer, og mange af medlemmerne har dermed en konkret rolle i fællesskabet.

Det gælder også, når nye medlemmer skal ind. Her følger gruppen en fast proces: En kandidat mødes først med tre medlemmer, så begge parter kan se hinanden an og tale om forventningerne til medlemskabet. Derefter bliver kandidaten præsenteret for resten af gruppen, som har 14 dage til at gøre indsigelse. Inden da har rekrutteringsudvalget blandt andet undersøgt, om der kan være konkurrencemæssige hensyn. 

“Vi er meget organiserede, og rigtig mange i gruppen er involveret. Det er ikke bare gruppelederen, der skal få det hele til at ske,” siger Sonu Banga.

En buddy tager imod

Strukturen fortsætter, når et nyt medlem er kommet med. For i en gruppe, hvor mange har kendt hinanden i årevis, kommer følelsen af at høre til ikke nødvendigvis af sig selv.

Derfor får alle nye medlemmer en såkaldt buddy, som tager imod, introducerer og følger op undervejs. Sonu Banga tager som leder af gruppen også gerne en uformel kop kaffe med de nye, ligesom flere andre medlemmer gør. På det første møde får det nye medlem desuden mulighed for at fortælle om sig selv.

Det handler ikke kun om at lære navnene omkring bordet, men også om hurtigere at forstå den kultur og fortrolighed, som gruppen har bygget op gennem mange år.

“Vi er temmelig strukturerede omkring det. Men der er også en stor nysgerrighed på nye medlemmer. Alle er gode til at invitere dem ind,” siger Anne-Christine Ahrenkiel.

Buddyen bliver derfor ikke væk efter den første præsentationsrunde, men følger løbende op på, hvordan det går, og om det nye medlem er kommet godt ind i gruppen.

Energien er steget

Et år efter at VL16 begyndte at arbejde mere systematisk med gruppens udvikling, kan Anne-Christine Ahrenkiel og Sonu Banga tydeligt mærke forskellen.

Mødedeltagelsen er steget, flere engagerer sig, og medlemmerne er blevet bedre til at melde til og fra. Hvis nogen glemmer det, får de et venligt skub.

“Energien og dynamikken er steget markant,” siger Sonu Banga.

Han peger samtidig på VL-gruppelederen som den, der skal turde sætte processen i gang og stille spørgsmålene – også til sin egen rolle.

VL16 har eksempelvis ændret vedtægterne, så VL-gruppelederen som udgangspunkt sidder i to år. Tidligere var der ingen slutdato. Også her handler det om at skabe bevægelse og give plads til nye kræfter.

Anne-Christine Ahrenkiels råd til andre VL-grupper er: Stop op en gang imellem og kig på gruppen med samme blik, som du ville bruge i dit arbejdsliv. Hvad fungerer? Hvad mangler? Og hvad skal der til for, at medlemmerne stadig har lyst til at prioritere fællesskabet?

Eller som Sonu Banga formulerer ambitionen: Skab så gode møder, at medlemmerne får FOMO, hvis de ikke er med.