Mange VL-grupper har oplevet, at det har været svært at fastholde nye medlemmer. Det kan i forvejen være svært at prioritere at investere tid i det frivillige netværkssamarbejde. Men hvis man samtidig oplever, at det er lidt svært at komme ind i varmen – specielt på det sociale område – så ender det desværre indimellem med, at det nye medlem hurtigt forlader gruppen igen.

Et af værktøjerne til at håndtere dette er en god onboarding-procedure. Præcis som man kender det fra sin virksomhed eller organisation, så er velkomsten og introduktionen til den nye medarbejder meget vigtig for, at man falder til og kan performe. Men skal man virkelig tænke onboarding i netværkssammenhæng?

”Ja, det skal man da. Og man skal lige præcis betragte onboardingen her som lige så afgørende som onboarding i en virksomhed. Vi skal være akkurat lige så professionelle”, påpeger formand for VL59 Jens Lunn, der i det daglige er Managing Director hos AS3 Executive, der arbejder med karriererådgivning på toplederniveau.

Jens Lunn fortæller, at VL59 netop har fået 6 nye medlemmer, og at han derfor vurderede, at man skulle styrke indsatsen på onboarding-området. Det skete i tre spor. Dels en Blå Bog, dels en mentorordning og endeligt et fokus på studietur.

Blå Bog – lær hinanden at kende

Man husker måske Blå Bog fra sin studietid eller lignende. Så det kan måske undre, at en VL-gruppe bruger Blå Bog. Men der er flere gode grunde.

”Vi har lavet en lille Blå Bog om alle vores gruppemedlemmer, som alle har fået udleveret. Det giver et lille opslagsværk, så man er lidt bedre forberedt, før gruppen mødes. Og vi sørgede for at have den med til en række gruppemøder, så man stadig kunne få et eksemplar, når man sad og var lidt i tvivl om, hvem de nye medlemmer var. Samtidig kunne de nye kigge på, hvem alle de gamle medlemmer var”, fortæller Jens Lunn.

Mentorordning – styrk integrationen i den nye gruppesammensætning

En mentor er en erfaren person, der underviser, vejleder og rådgiver.  Eller man kunne kalde det en ”buddy”. Det kender man jo også fra virksomhedernes onboarding-procedurer. For VL59 betød det i praksis, at hvert nyt medlem fik en mentor blandt de eksisterende medlemmer. Og desuden fik man som nyt medlem kaffeaftaler med tre udvalgte gamle medlemmer.

”Ideen er ganske enkelt, at vi skal tage modtagelsen af nye medlemmer meget mere alvorligt. Opgaven for mentor er derfor at være til stede og nærværende over for det nye medlem. Giv personen et kald fra tid til anden og vær særligt opmærksom før, under og efter vores arrangementer i det første års tid.”

Det er altså vigtigt, at man allerede på de første møder føler sig mere ”hjemme”, fordi man så netop kender flere på forhånd.

”Det er jo egentlig banalt, men jeg kan bare konstatere, at det virker”, forklarer Jens Lunn, som supplerer med pointen om ”kaffedrikning” med tre erfarne medlemmer: ”Som ”kaffedrikker” skal du ganske enkelt sørge for at invitere det nye medlem på kaffe – hos dig i din virksomhed eller hos det nye medlems virksomhed – og fortælle om livet i netværket, altså en slags tips, tricks og gode råd, samtidig med, at man udbygger relationen til det nye medlem.”

Studietur og rejser – vigtig lim for gruppen

VL Nyt bragte i forrige udgave en artikel om, hvor central en trivselsfaktor rejserne kan være for VL-gruppen. Rejserne styrker det sociale og personlige bånd mellem medlemmerne i gruppen – og de kan samtidig sætte rammen for det faglige niveau. For VL59 havde den seneste studietur en særlig onboarding-dimension:

”Vi har netop haft 3 dages studietur i Hamburg og Amsterdam, hvor vi havde alle de nye medlemmer med. Vi havde ved optagelsen af de nye medlemmer (næsten) betinget os af, at de skulle kunne tage med på denne tur, og det gjorde de alle 6. Det har været en rigtig god måde at få dem ind under huden på og lære dem rigtig godt at kende”, afslutter Jens Lunn.

Af Anders Monrad Rendtorff