Virksomhedsledere er usikre på deres kommunikation

Danske virksomhedsledere er ikke i tvivl om, at kommunikation er et vigtigt ledelsesværktøj, og særligt i krisesituationer som corona er god ledelseskommunikation en af de vigtigste opgaver for en leder. Men en ny analyse viser, at 2 ud af 3 virksomhedsledere er usikre på, om deres budskaber bliver hørt og forstået af medarbejderne, og om de derfor opnår den ønskede effekt. Det skyldes måske, at kun få ledere prioriterer forberedelse af kommunikationen til medarbejderne.

Af Sara Ringgaard Price

Erfaringer viser, at ledernes kommunikation er afgørende for virksomheders succes og evne til at komme bedst muligt gennem forandringsprocesser og kriser. Det har coronakrisen med al tydelighed vist.

Der hersker da heller ingen tvivl blandt danske virksomhedsledere om betydningen af god ledelseskommunikation: I en analyse om ledelseskommunikation under corona, foretaget af kommunikationsbureauet KREAB blandt 54 virksomhedsledere, svarer de adspurgte ledere uden undtagelse, at kommunikation er et vigtigt ledelsesværktøj, og at god ledelseskommunikation i krisesituationer er en af deres vigtigste opgaver.

Derfor valgte 3 ud af 4 danske virksomhedsledere at skrue op for kommunikationen med deres medarbejdere under corona, ikke mindst i foråret da krisen var i sin mest akutte fase, viser undersøgelsen.

God ledelseskommunikation skaber opbakning og forståelse fra medarbejderne

2 ud af 3 virksomhedsledere fortæller dog, at de ofte eller engang imellem er usikre på, om de kommer klart nok igennem, og om medarbejderne forstår deres budskaber. Det er bekymrende. Hvis man som leder ikke kommunikerer klart, kan der let opstå forvirring, spekulation og utryghed blandt medarbejderne, forklarer specialist i krise- og virksomhedskommunikation, Lisbeth Wirgowitsch, managing partner i KREAB (VL57):

”Opbakning og forståelse fra medarbejderne er afgørende for, at kriser kan overkommes og forandringer kan gennemføres med succes. Her er god kommunikation den smørelse, der kan få selv barsk information til at glide ned hos medarbejderne, men det kræver, at man som leder forstår at kommunikere tydeligt og på medarbejdernes præmisser. For hvis ikke medarbejderne føler sig mødt, lytter de ikke.”

Det kan Peter Korremann, administrerende direktør i Wareco International (VL57) nikke genkendende til. Under corona er særligt den personlige kontakt via telefon steget voldsomt i hans virksomhed, og Peter Korremann og hans ledelsesteam har haft stort fokus på at gå i dialog med medarbejderne og imødekomme medarbejdernes bekymringer for at undgå utryghed og misforståelser:

”I akutte situationer, bliver man som leder let usikker på, om det nu er det rigtige, man gør, og om folk forstår, hvorfor man egentlig gør de forskellige ting. Derfor har vi haft stort fokus på at forklare vores beslutninger og handlinger. Jeg har mange telefonsamtaler med lederne om, hvad de skal sige og gøre, så medarbejderne ikke bliver unødigt bekymrede.

Da mange af vores kunder meldte ind, at man ikke længere kunne besøge dem på grund af corona, begyndte sælgerne naturligt at tænke ’Nå, hvad så med mig?’. Vi måtte sende mange af vores sælgere hjem på kompensation, men havde til gengæld en dybere dialog med medarbejderne om, hvorfor vi gjorde det. Det var også vigtigt for os, at resten af organisationen kunne forstå vores handlinger, så det ikke blev opfattet som et forvarsel om nedskæringer eller fyringer. Vi ville sikre os, at alle forstod, at det udelukkende handlede om, at så længe sælgerne ikke kunne besøge kunder, så gav det ikke mening at have dem på arbejde. Den slags bliver man nødt til at snakke godt igennem.”

Corona førte ledelsen tættere på medarbejderne

Peter Korremann indrømmer, at værdien af den nære dialogbaserede kommunikation særligt er noget, han har fået øjnene op for under corona:

”Før havde du et tog, der bare kørte, og du informerede, som du plejede. Det kunne være månedsinformation, og så havde man måske lige nogle planer, man kommunikerede ud om. Vi sendte i højere grad bare tingene ud. Men nu er vi blevet mere bevidste om den tætte kommunikation i forhold til medarbejderne. Det giver meget mere, og det kommer jeg helt sikkert til at holde fast i. Det samme gælder min ledergruppe.

For eksempel har vores afdeling i Sverige været mærket af, at der her i anden bølge af corona har været flere syge. Medarbejderne har været bekymrede og tænkt ’Hvad sker der med mit arbejde, hvis jeg bliver syg?’. Derfor har lederen deroppe sørget for at været meget tæt på medarbejderne og kommunikere meget mere med dem. Han samler dem for eksempel hver morgen til et lille morgenmøde. Det havde man ikke før, men det skaber den der tæthed, som er med til at sikre, at medarbejderne føler sig trygge. Samtidigt kan de tale de forskellige informationer og praktiske ting ordentligt igennem.”

Forberedelse er alfa og omega

Når så mange ledere tvivler på effekten af deres kommunikation, hænger det måske sammen med, at forberedelse af kommunikationen til medarbejderne desværre ofte nedprioriteres. Kun godt halvdelen af de adspurgte ledere i KREABS undersøgelse overvejer nøje indhold og budskab, inden de kommunikerer til deres medarbejdere, og kun 15 pct. gør sig overvejelser omkring, hvordan de bedst formidler dét, de gerne vil sige. Faktisk fortæller mere end hver fjerde, at de foretrækker at improvisere og tage tingene, som de kommer. Men det er en rigtig dårlig idé, fortæller Lisbeth Wirgowitsch:

”Som leder med en travl hverdag og mange års ledererfaring, kan det være fristende at spare tid og tage den fra hoften, når man skal tale til sine medarbejdere. Måske føler man endda, at man er bedre og mere naturlig i sin kommunikation, når man improviserer. Men ligesom de færreste ledere jo nok ville møde uforberedte op til en præsentation for bestyrelsen eller andre vigtige møder, er forberedelse lige så vigtig, når man taler sine medarbejdere. Hvis man ikke lige stopper op og tænker: ’ Hvad er mit budskab egentlig?’, ’Hvem er det, jeg taler til?’, ’Hvordan siger jeg det her, så de rent faktisk hører, hvad jeg siger?’, så er der stor risiko for, at medarbejderne ikke lytter, ikke forstår og ikke bakker op.”

Lisbeth fortsætter: ”Vi har jo alle sammen prøvet at stå i en situation, hvor vi mener at have sagt ét, men modtageren har hørt noget helt andet. Når vi kommunikerer, gør vi det typisk ud fra vores eget ståsted – med udgangspunkt i vores egen indsigt og vores eget fokus. Det samme gælder dem, vi kommunikerer til: De hører og fortolker, hvad der bliver sagt, ud fra deres ståsted og deres fokus. Derfor er forberedelse alfa og omega – også for den garvede leder.”

Du må ikke forudsætte, at folk forstår, hvad du siger

At du som leder ikke altid kan antage, at modtageren forstår dine udmeldinger på den måde, de er tiltænkt, kender Peter Korremann alt til:

”Når du skriver noget og sender noget ud, så forudsætter du jo, at folk forstår, hvad du skriver. Men det kan godt være, de tror, at de har forstået dig rigtigt, og så opdager man først, at udmeldingen er blevet fejltolket, når der skal ageres på det.

Jeg havde for eksempel en salgsmedarbejder i dag, som sagde noget til mig omkring, hvordan vi håndterer returvarer, hvor jeg tænkte ’hvor Søren har han det fra?’. Så jeg spurgte ham simpelthen, og så svarede han, at han havde fået det indtryk, at det var sådan det var. Det er ellers noget, vi har talt om mange gange, men der må jeg jo spørge mig selv: ’hvorfor har vi dog ikke fået det her kommunikeret ordentligt ud?’.”

Derfor gør Peter Korremann en stor dyd ud af at følge personligt op og sikre, at alt er blevet forstået, og at alle spørgsmål er blevet besvaret. Det er også vigtigt, for at skabe tryghed, fortæller han:

”Noget af det jeg for alvor har lært af corona er vigtigheden af en tæt kommunikation. Nærhed. Ved ikke bare at sende information ud på skrift men også ved efterfølgende at ringe på telefonen og sikre, at folk forstår, hvad du mener. Det giver både mere klarhed og mere tryghed.

Jeg tror, man spilder meget tid – specielt ned mod mellemlederne – ved at forudsætte, at de forstår det, man skriver. Der tror jeg, det er givtigt at række ud til dem alle sammen og høre, om de har forstået indholdet. Det gør det også mere legitimt at stille spørgsmål. Selvom det måske tager længere tid at ringe rundt til alle mellemlederne, så sparer du tid på den lange bane, når du sikrer dig, at budskaber og kommandoer bliver forstået korrekt. Samtidigt føler mellemlederne sig mere set og hørt, og du får måske også noget brugbar feedback, som du ikke lige havde tænkt på. De bliver mere glade, mere effektive og mere trygge i deres ledelsesmåde, og det forplanter sig også videre nedad til medarbejderne,” slutter han.

Gode råd om ledelseskommunikation

Du kan læse samtlige resultater fra KREABs undersøgelse her. Rapporten indeholder også en række konkrete råd til, hvordan du, som leder, bedst kommunikerer med dine medarbejdere i krisesituationer og på distancen.