DISTANCELEDELSE

Distanceledelse gør det sværere at have følingen med medarbejderne

Coronatrætheden har meldt sig og flere og flere medarbejdere melder om stress, angst og depression som konsekvens af hjemmearbejdet. For lederne er det en udfordring, for når man leder på distancen, er det også sværere at sikre fællesskabet og fastholde følingen med medarbejderne. VL sætter fokus på udfordringen og har talt med VL-medlemmer Michael Sparrevohn (VL57), og Christina Hvid (VL46) samt rådgiver i ledelseskommunikation Lisbeth Wirgowitsch (VL57), om ledelse og kommunikation under corona.

Af Sara Ringgaard Price

Siden foråret har medarbejdere og ledere landet over i vid udstrækning været spredt for alle vinde. Storrumskontorer, fællesmøder i plenum og den daglige uformelle snak ved kaffeautomaten er blevet udskiftet med hjemmearbejdspladser og virtuelle møder. Da den indledende panik og krisestemning havde lagt sig, fulgte de positive udmeldinger: Corona havde banet vejen for en mere fleksibel måde at arbejde på. Man var ikke længere låst af faste arbejdstider og fysisk placering, og det viste sig, at virtuelle møder var både effektive, tidsbesparende og miljøvenlige og langt hen ad vejen kunne erstatte de fysiske møder. 

Men som månederne er gået, er en række udfordringer ved hjemmearbejde, distanceledelse og virtuel kontakt blevet mere og mere synlige. Behovet for social kontakt har for alvor meldt sig, også i arbejdssammenhæng, hvor vi i stigende grad mærker, hvor vigtig en rolle den daglige sociale omgang på arbejdspladsen spiller – i forhold til virksomhedskultur, holdånd og fælles forståelse, i forhold til medarbejdernes motivation og trivsel og i forhold til ledernes og medarbejdernes føling med hinanden.

Det er svært at mærke hinanden på et virtuelt møde

Som leder mærker Michael Sparrevohn, CFO i CG Group A/S tydeligt udfordringerne ved at den manglende personlige kontakt:

”Vi foretager mere eller mindre alle vores møder virtuelt nu, men jeg synes det er svært helt at være i øjenhøjde med medarbejderne og at kunne mærke, hvor de er rent mentalt og hvordan de har det, når det hele foregår virtuelt. Det er blevet sværere at have de der små snakke om løst og fast, for det bliver en smule kunstigt. Jeg synes, det er sværere at smalltalke virtuelt.”

Virtuelle møder er effektive og praktiske, men når man sidder bag hver sin skærm, er det vanskeligt at få en god fornemmelse af, hvordan folk har det og at opbygge personlige relationer, fordi både de dybe personlige samtaler og den letbenede smalltalk kan være svær, når man ikke er i rum med hinanden. Samtidig er det tæt på umuligt at aflæse hinandens kropssprog og reaktioner på det man siger, og det kan også skabe problemer rent arbejdsmæssigt, fortæller Michael Sparrevohn:

”Der er nogle ting man misser, også rent arbejdsmæssigt, når man ikke er tæt på hinanden. Skal man løse en opgave sammen, eller har man et problem, som man skal forsøge at løse sammen med en medarbejder, så synes jeg det er tusind gange nemmere at sidde sammen med vedkommende og drøfte det i stedet for at bruge telefon eller Teams. Samtalen bliver for overfladisk og kunstig, når den foregår virtuelt, fordi man ikke på samme måde kan mærke hinanden og finde en fælles forståelse og dynamik.” 

Undersøgelser har vist, at kun under 10 pct. af vores forståelse af et andet menneske kommer fra det sagte ord. Resten er fx kropssprog, mimik og tonefald. I det personlige møde kan vi lettere aflæse hinanden – lytter han? Er han anspændt? Er der plads til smil? – og justere vores kommunikation og handlinger derefter. Disse små signaler er langt sværere at afkode over computeren eller telefonen.

Fællesskabet opretholdes over en virtuel kop kaffe

Det gør det også sværere som leder at sikre medarbejdernes trivsel. For med medarbejderne hjemsendt skal videomøder, mails og telefonopkald ikke bare fungere som effektive kanaler til formidling af en besked eller til praktisk opgaveløsning – nu skal disse kanaler også bruges til medarbejderpleje, motivering af medarbejderne, opbygning af tillid og fastholdelse af fællesskab og nærvær. Det stiller nye krav til ledernes kommunikation. Ikke mindst at man som leder nu skal huske aktivt at skabe de virtuelle rammer for den uformelle snak og det sociale samvær, som ellers ofte er opstået naturligt ved kaffeautomaten, i frokostpausen, eller når man lige kunne stikke hovedet ind på hinandens kontor.

Det har de haft stort fokus på i Molio, fortæller Christina Hvid, administrerende direktør i Molio:

”I starten af corona i foråret handlede det meste af vores kommunikation om praktik. Hvordan gør vi? Hvem gør hvad? Men med tiden har det ændret sig. Nu fokuserer vi i langt højere grad på fællesskabet, så medarbejderne får den der daglige kontakt, selvom de sidder derhjemme. Vi er fx blevet bedre til at holde virtuelle morgenmøder, hvor man sidder sammen og får en kop kaffe og snakker om lidt om alt det, man normalt ville gøre, hvis vi var på kontoret. For i vores nye hverdag er der jo blevet mindre mulighed for smalltalk og for lige at høre, hvordan det går.”

Men selv med skemalagt status på opgaver og hyggesnak, er det en udfordring at få en føling med, hvordan medarbejderne har det, når man ikke er sammen, siger Christina Hvid:

”Vi har talt meget i ledelsesgruppen om, hvor vi skal være særligt opmærksomme, og om der er noget, vi kan gøre særligt for nogen. Vi forsøger at gøre det så godt vi kan, og jeg tror også at vi har tacklet det fint nok, og at medarbejderne er tilfredse. Men det kan man jo aldrig helt vide.” Hun fortsætter:

”Vi har haft stort fokus på at tage individuelle hensyn. Nogen har fx haft det bedst med at komme fysisk ind på arbejdet, og så har vi forsøgt at imødekomme det behov, mens andre, særligt folk med små børn, har haft det bedst med at være derhjemme. De enkelte teamledere forsøger så godt de kan at have følingen med, hvordan det går med den enkelte medarbejder og vurdere, hvordan vi bedst kan motivere og hjælpe dem.”

Kommunikation på distancen kræver nærvær

Både Christina Hvid og Michael Sparrevohn udtrykker hvad flere undersøgelser viser: corona stiller nye og langt større krav til ledelseskommunikation. Først kunne vi ikke få armene ned, fordi det viste sig muligt at opretholde arbejdsdagen via digital kommunikation – ovenikøbet med øget effektivitet til følge for mange.

”Men som tiden er gået toner ulemperne frem. Det viser sig nu, at det fysiske samvær på arbejdet betyder mere end vi måske havde gjort os klart, og at det sagte ord alene faktisk betyder forholdsvis lidt for vores samlede kommunikation. Når man ikke kan se hinanden i øjnene og afkode hinandens signaler i hverdagen, øges risikoen for mistrivsel, misforståelser, tilbagetrækning og spekulation. Derfor er det vigtigt, at man som leder prioriterer klar og hyppig kommunikation – også af den uformelle slags,” fortæller Lisbeth Wirgowitsch, rådgiver i ledelseskommunikation og managing partner i Kreab og fortsætter:

”De nye kommunikative udfordringer har ikke kun indflydelse på trivslen men også for produktiviteten på den lange bane. Inspiration, ny tænkning, kreativitet og udvikling kommer ofte af samvær og samtale – ofte også den uformelle dialog, hvor man kan spille bold op af hinanden, se hinanden i øjnene og sparre frit. Her føler mange sig begrænset af de rammer, de virtuelle mødeformer typisk har.”

Alt tyder dog på, at hjemmearbejdsformen og de virtuelle møder til en vis grad er kommet for at blive, så selv når coronakrisen er ovre, må virksomhedsledere være i stand til at håndtere en mere fysisk spredt medarbejderstab. Det stiller krav til en ny form for ledelseskommunikation og en mere struktureret tilgang til uformel snak og social omgang. Trods afstand skal lederen kunne sætte fælles retning og opbygge og fastholde en virksomhedskultur og et fællesskab der motiverer og inspirerer medarbejderne.

Her har Lisbeth Wirgowitsch følgende råd til virksomhedslederne:

”Når man leder på distancen, skal man være bevidst, præcis og eksplicit i sin kommunikation fordi ordene skal kompensere for alle de sanser, vi er vant til at afkode hinanden med, men som ikke kommer til udtryk i det digitale møde.

Derfor er det vigtigt, at man har en klar dagsorden og nøje forbereder, hvad man vil med mødet, og at man italesætter det præcist allerede i mødeindkaldelsen. Da vi kun har ord og reduceret mimik at kommunikere med på digitale møder, er det ligeledes vigtigt, at man nøje afstemmer sit budskab efter målgruppen så ingen er i tvivl, og at man som leder meget bevidst signalerer nærvær, engagement og interesse. For nogle virker det overdrevet og påtaget til en start, men det er nødvendigt, når ordene pludselig skal bære kommunikationen stort set alene,” siger Lisbeth Wirgowitsch, som også anbefaler, at man holder en høj mødefrekvens, og at man altid følger sine pointer op i et skriftligt memo.

”Og så er det vigtigt, at man som leder sørger for at medarbejderne føler sig set og hørt – det skaber motivation og arbejdsglæde. Husk at give feedback og rose medarbejderne, og husk sammen at fejre hverdagens små sejre. En høj frekvens i kommunikationen er afgørende for medarbejdertrygheden. Det betyder også, at man skal huske at indlægge tid til hyggesnak, så medarbejderne ikke kun hører fra deres leder og kollegaerne, når der skal udstikkes kommandoer eller diskuteres faglige problemstillinger,” slutter Lisbeth Wirgowitsch.

Produceret af KREAB for VL