Support for VL-Intranettet

 

Kære VL-medlem,
Nedenfor finder du en række spørgsmål og svar, som vi håber vil hjælpe dig med brugen af VL-intranettet. Kontakt os via kontaktformularen nederst på siden, hvis du har yderligere spørgsmål. Vi sørger for svar snarest – normalt inden for 24 timer.

Første gang du logger på

 

Hvad skal jeg gøre, hvis jeg ikke kan logge ind?

Hvis du ikke kan logge ind på VL-intranettet, skal du venligst først checke, om du har modtaget den officielle velkomstmail, som blev sendt til samtlige medlemmer den 17. april 2017.

Hvis du har modtaget velkomstmailen, så følg instrukserne deri.

Kontakt venligst supporten på vlsupport@simplycrm.dk, hvis du ikke har modtaget velkomstmailen – eller hvis du oplever fejl i login processen.

Hvad er kravene til kodeord?

Dit kodeord skal være på minimum 8 karakterer, og indeholde mindst ét stort bogstav og ét tal.

Hvad gør jeg, hvis jeg ikke længere kan tilgå min e-mail adresse?

Hvis du ikke længere har adgang til den e-mail adresse, du er registreret med, skal du gå til intranet.vl.dk og klikke på linket ‘Glemt kodeord?’ nederst på siden. Klik derefter på ‘Ikke længere adgang til din email?’

Udfyld herefter formularen – og du vil kunne tilgå intranettet med en ny e-mail adresse.

Hvordan retter jeg mine medlemsdata/kontaktinformationer?

Du kan redigere dine medlemsdata/kontaktinformationer ved at trykke på ‘Redigér profil’ i menuen i øverste højre hjørne.

Her finder du også andre indstillinger, der kan hjælpe dig, i din brug af intranettet:

  • Indstilling for sprog og tidzone.
  • Privatindstillinger, hvor du kan dele dine kontaktdata med alle medlemmer eller interessegrupper.
  • Upload af profilbillede og beskrivelse af din profil.

Når du er logget på VL-Intranettet

 

Hvordan opretter jeg et arrangement?

Du kan oprette arrangementer i kalenderen, og du har mulighed for at invitere hele din VL-gruppe eller enkelte medlemmer. Er du medlem af en interessegruppe, har du ligeledes mulighed for at invitere hele gruppen eller enkelte medlemmer.

Hvis du ønsker at arrangementet skal indgå i din VL-gruppes samlede fremmødestatistik, kan du afkrydse det tilhørende felt. Systemet vil automatisk udarbejde statistikken, på baggrund af de inviteredes svar på invitationen.

Når du har oprettet og gemt dit arrangement, vil der automatisk blive sendt invitationer ud til de medlemmer, du har valgt at invitere. Og hvis du efterfølgende retter invitationen, vil der automatisk blive sendt en opdateret invitation.

Efter arrangementet vil systemet automatisk sende en evaluering til mødedeltagerne. Resultatet af evalueringen vil kunne ses af dig og din gruppeformand, under menupunktet ‘Spørgeskema’.

Hvor finder jeg resultatet af en evaluering?

 

Resultatet af evalueringen vil kunne ses under menupunktet ‘”Spørgeskema”.

Hvordan deler jeg en fil/dokument?

Undre menupunktet ‘Dokumenter’ kan du dele dokumenter med din VL-gruppe og på tværs af alle VL-grupper. Hvis du er medlem af en interessegruppe, kan du også dele filer med gruppen.

Du vælger, hvem du vil dele dit dokument med ved at vælge den mappe, du ønsker at dele dokumentet i.

Hvordan opretter jeg en interessegruppe?

Kontakt VL-sekretariatet på info@vl.dk, hvis du ønsker at oprette en interessegruppe, som er en gruppe, der kan oprettes på tværs af alle VL-grupperne.

Hvordan søger jeg om optagelse i en interessegruppe?

Du kan søge om optagelse i en interessegruppe ved at klikke på “Interessegrupper” i top-menuen og derefter klikke på den blå knap  “Anmod om medlemskab”.

Hvordan virker tidszoner? Hvor kan jeg indstille disse?

Alle brugere i systemet har sin egen tidszone-instilling, så invitationer til begivenheder kan vises på det rette tidspunkt ift. den tidszone, man befinder sig i.

For at se og indstille din tidszone, skal du gøre følgende:

  1. Klik på ‘Rediger profil’ i øverste højre hjørne.
  2. Klik på ‘Ret’.
  3. Du kan nu se den valgte tidszone. Hvis du f.eks. befinder dig i Danmark, kan du klikke i tidszone-feltet og skrive “Copenhagen” eller vælge “UTC +01:00 – Brussels, Copenhagen, Madrid, Paris”.

Husk at gemme dine indstillinger, hvis du har foretaget ændringer, som du ønsker at beholde.

Hvordan giver jeg min sekretær adgang til min profil?

Du har mulighed for at give din sekretær adgang til din VL-profil. Bemærk at sekretæren vil få fuld adgang til din profil, med samme rettigheder.

For at tilføje sekretæradgang til din profil, skal du gøre følgende:

  1. Klik på ‘Rediger profil’ i øverste højre hjørne.
  2. Klik på ‘Ret’.
  3. Angiv relevante oplysninger under området ‘Sekretæroplysninger’.

Husk at gemme dine indstillinger, hvis du har foretaget ændringer, du ønsker at beholde.

Spørgsmål og svar til dig, der er VL-gruppeformand

 

Kan jeg redigere et medlems kontaktinformationer?

Som formand for en VL-gruppe, har du adgang til at ændre kontaktinformationer på alle medlemmer i din VL-gruppe. Hvis du ændrer et medlems e-mail adresse, bliver du bedt om at tildele medlemmet et nyt kodeord. På den måde kan du også hjælpe dine medlemmer, hvis de ikke længere har adgang til deres e-mail.

Du retter et medlems data, ved at finde medlemmet i listen under din VL-gruppe, og trykke på den lille blyant til højre for medlemmet i listen.

Kan jeg ind- og udmelde medlemmer i min gruppe?

Som gruppeformand har du mulighed for selv at indmelde nye medlemmer i din gruppe. Du behøver således ikke længere sende informationen til Sekretariatet.

Gå ind på menupunktet ‘VL-gruppe’ – Medlemmer og tryk på den blå knap “Tilføj medlem”. Udfyld herefter medlemmets data inkl. kodeord og klik på den grønne knap “Gem”. Herefter sendes der automatisk en velkomstmail til det nye medlem med opfordring til at logge på intranettet og bekræfte de data, som er blevet registreret.

Du kan ligeledes udmelde medlemmer fra din gruppe. Gå ind på menupunktet ‘VL-gruppe’ – Medlemmer. Find medlemmets navn og klik på det lille skraldespandsikon ud for navnet på listen.

Hvad gør jeg, hvis der mangler et medlem?

Hvis der mangler et medlem i din VL-gruppe, kan du som gruppeformand oprette dette medlem. Det gøres under menupunktet ‘VL-gruppe’ ved at trykke på knappen ‘Opret nyt medlem’ og udfylde data for det nye medlem.

Hvad er menupunktet "Kandidater"?

Kandidater er den ‘gamle’ Potentialeliste, der nu er gjort tilgængelig on-line for alle VL-gruppeformændene. Ønsker du at kontakte en kandidat, vil du kunne finde email og telefonnummer til højre på siden.

Såfremt gruppen bliver enige med kandidaten om optagelse, skal du blot sende en anmodning til sekretariatet som følger:

Tryk på kandidatens navn på kandidatlisten. Herefter kommer du til kandidatens side, hvor du øverst til højre trykker på knappen ‘Anmod om optagelse i gruppen’. Sekretariatet vil efterfølgende overføre kandidaten til din gruppe.

Hvordan sender jeg et medlem af min gruppe på orlov?

Du kan sende et medlem på orlov ved at afkrydse feltet ‘På orlov’ under medlemmets indstillinger. Disse finder du ved at finde medlemmet på listen over din VL-gruppe, og trykke på den lille blyant til højre for medlemmets navn.

Når et medlem er på orlov, vil medlemmet ikke kunne logge ind i systemet, før du ændrer denne indstilling igen.

Er det korrekt, at man ikke kan huske medlemmer på at til-/framelde sig et møde?

Ja, det er fordi det nye VL-intranet automatisk husker medlemmerne på at til/framelde sig. Systemet sender også flere rykkere ud til de medlemmer, der mangler at tilkendegive deres deltagelse.

Medlemmerne har også mulighed for at til/framelde sig i remindermailen, ligesom man altid kan logge sig ind i VL-intranettet for at se kommende begivenheder, og her tilmelde/afmelde sig direkte.

Kontakt supporten

Kontakt os via nedenstående formular, hvis du har yderligere spørgsmål.

Husk en beskrivelse (gerne skærmbillede) af, hvad du gjorde for at fremkalde det, du vil spørge om, så er det nemmere for os at forstå problemet med det samme – og vi vil kunne hjælpe dig hurtigere.

5 + 4 =