Velkommen til support for det nye VL-Intranet

Kære VL-medlem,
Nedenfor finder du en række spørgsmål og svar, som vi håber vil hjælpe dig med brugen af VL-intranettet.
Hvis du har yderligere spørgsmål kan du udfylde kontaktformularen nederst på siden. Vi sørger for svar snarest – normalt inden for 24 timer.

Første gang du logger på

 

Hvad skal jeg gøre, hvis jeg ikke kan logge ind?

Hvis du ikke kan logge ind på VL-intranettet, skal du venligst først checke, om du har modtaget den officielle velkomstmail, som blev sendt til samtlige medlemmer den 17. april 2017.

Hvis du har modtaget velkomstmailen, så følg instrukserne deri.

Kontakt venligst supporten på vlsupport@simplycrm.dk, hvis du ikke har modtaget velkomstmailen – eller hvis du oplever fejl i login processen.

Hvad er kravene til kodeord?
Dit kodeord skal være på minimum 8 karakterer, og indeholde mindst ét stort bogstav og ét tal.
Hvad gør jeg hvis jeg ikke længere kan tilgå min e-mail adresse?

Hvis du ikke længere har adgang til den e-mail adresse du er registreret med, skal du gå til intranet.vl.dk og klikke på linket ‘Glemt kodeord?’ nederst. Klik derefter på ‘Ikke længere adgang til din email?’

Udfyld herefter formularen og du vil kunne tilgå intranettet med en ny e-mail adresse.

Hvordan retter jeg mine medlemsdata/kontaktinformationer?

Du kan redigere dine medlemsdata/kontaktinformationer ved at trykke på ‘Redigér profil’ i menuen i øverste højre hjørne.

Her finder du også andre indstillinger der kan hjælpe dig, i din daglige brug af intranettet:

  • Indstilling for sprog og tidzone
  • Privatindstillinger, hvor du kan dele dine kontaktdata med alle medlemmer eller interessegrupper
  • Upload af profilbillede og beskrivelse af din profil

Generel brug af VL-Intranettet

 

Hvordan opretter jeg et arrangement?

Du kan oprette arrangementer i kalenderen, og du har mulighed for at invitere hele din VL gruppe eller enkelte medlemmer. Er du medlem af en interessegruppe, har du ligeledes mulighed for at invitere hele gruppen eller enkelte medlemmer.

Hvis du ønsker at arrangementet skal indgå i din VL gruppes samlede fremmøde statistik, kan du afkrydse det tilhørende felt. Simply vil automatisk udarbejde statistikken, på baggrund af de inviteredes svar på invitationen.

Når du gemmer dit arrangement, vil der blive sendt invitationer ud til de medlemmer, du har valgt at invitere. Og hvis du efterfølgende retter i invitationen, vil der blive sendt en opdateret invitation, når ændringerne gemmes.

Efter alle arrangementer vil systemet automatisk sende en evaluering til mødedeltagerne. Resultatet af evalueringen vil kunne ses af dig og din gruppeformand, under menupunktet ‘Spørgeskema’.

Hvordan deler jeg en fil?

Undre menupunktet ‘Dokumenter’ kan du dele dokumenter med din VL gruppe og på tværs af alle VL grupper. Hvis du er medlem af en interessegruppe, kan du også dele filer med gruppen.

Du vælger hvem du vil dele dit dokument med, ved at vælge hvilken mappe du deler dokumentet i.

Hvordan fungerer interessegrupper?

Interessegrupper er grupper der kan oprettes på tværs af alle VL medlemmer. Alle medlemmer kan ansøge om optagelse i en interessegruppe. Interessegruppens formand vil vurdere ansøgningerne.

Hvis du ønsker at danne en interessegruppe, bedes du kontakte VL-sekretariatet på info@vl.dk.

Hvordan virker tidszoner? Hvor kan jeg indstille disse?

Alle brugere i systemet har sin egen tidszone-instilling, så invitationer til begivenheder kan vises på det rette tidspunkt ift. den tidszone man befinder sig i.

For at se og indstille din tidszone, skal du gøre følgende:

  1. Klik på ‘Rediger profil’ i øverste højre hjørne
  2. Klik på ‘Ret’
  3. Du kan nu se den valgte tidszone. Hvis du f.eks. befinder dig i Danmark kan du klikke i tidszone-feltet og skrive “Copenhagen” eller vælge “UTC +01:00 – Brussels, Copenhagen, Madrid, Paris”.

Husk at gemme dine indstillinger hvis du har foretaget ændringer du ønsker at beholde.

Hvordan giver jeg min sekretær adgang til min profil?

Du har mulighed for at give din sekretær adgang til din VL-profil. sekretæren vil få fuld adgang til din profil, med samme rettigheder.

For at tilføje sekretær adgang til din profil, skal du gøre følgende:

  1. Klik på ‘Rediger profil’ i øverste højre hjørne
  2. Klik på ‘Ret’
  3. Angiv relevante oplysninger under området ‘Sekretær opæysninger’

Husk at gemme dine indstillinger hvis du har foretaget ændringer du ønsker at beholde.

Generelle spørgsmål som VL gruppeformand

 

Kan jeg redigere et medlems kontaktinformationer?

Som formand for en VL gruppe, har du adgang til at ændre kontaktinformationer på alle medlemmer i din VL gruppe. Hvis du ændrer et medlems e-mail adresse bliver du bedt om at tildele medlemmet et nyt kodeord. På den måde kan du hjælpe dine medlemmer, hvis de ikke længere har adgang til deres e-mail.

Du retter et medlems data, ved at finde medlemmet i listen under din VL gruppe, og trykke på den lille blyant til højre for medlemmet i listen.

Hvad gør jeg hvis der mangler et medlem?

Hvis der mangler et medlem i din VL-gruppe, kan du som gruppeformand oprette dette medlem.

Du kan læse om hvordan du opretter og sletter medlemmer i andet spørgsmål her på siden.

Kan jeg oprette og slette medlemmer i min gruppe?

Som gruppeformand har du mulighed for at oprette nye medlemmer i din gruppe. Det gøres under menupunktet ‘VL-gruppe’ ved at trykke på knappen ‘Opret nyt medlem’ og udfylde data for det nye medlem.

Du har ligeledes mulighed for at slette medlemmer fra din gruppe. Dette gøres under menupunktet ‘VL-gruppe’ ved at trykke på den lille skraldespand ud for medlemmets navn på listen.

Hvordan virker 'kandidater'?

Ønsker du at optage en kandidat i din gruppe, skal du sende en anmodning til sekretariatet som følger:

Tryk på kandidatens navn på kandidatlisten. Herefter kommer du til kandidatens side, hvor du øverst til højre trykker på knappen ‘Anmod om optagelse i gruppen’. Sekretariatet vil efterfølgende overføre kandidaten til den gruppen.

Hvordan sender jeg et medlem af min gruppe på orlov?

Du kan sende et medlem på orlov ved at afkrydse feltet ‘På orlov’ under medlemmets indstillinger. Disse finder du ved at finde medlemmet på listen over din VL-gruppe, og trykke på den lille blyant til højre for medlemmets navn.

Når et medlem er på orlov, vil medlemmet ikke kunne logge ind i systemet, før du ændrer denne indstilling igen.

Er det korrekt at man ikke kan huske medlemmer på at til-/framelde sig et møde?

Ja, det er fordi det nye VL-intranet automatisk husker medlemmerne om, at til/framelde sig. Systemet sender også flere rykkere ud hvis man som medlem forsat ikke har tilkendegivet sin deltagelse.

Medlemmerne får direkte i mailen med invitationen mulighed for at til- eller framelde sig mødet.

Medlemmer kan også altid logge ind i VL-intranettet for at se kommende begivenheder, og her tilmelde/afmelde sig.

Kontakt supporten

Hvis der er spørgsmål du ikke har fået besvaret med ovenstående, så udfyld gerne kontaktformularen her – eller skriv til supporten på vlsupport@simplycrm.dk –  så skal vi tilføje svar snarest muligt. Du får selvsagt også svar på email.

Husk gerne en beskrivelse af hvad du gjorde for at fremkalde fejlen, samt meget gerne et skærmbillede af denne, så det er nemmere for os at forstå problemet med det samme – så kan vi hurtigere hjælpe dig.

10 + 15 =